Privacy Statement for applicants (12/06/2018)

When submitting your application or résumé, you declare that you have read the Privacy Statement below. If you do not want us to use your data as described below, please do not submit any résumé or application.

This Privacy Statement for applicants explains:

  • which information we collect during the application and recruitment process;
  • how we use this information;
  • which technical means we use to process your data;
  • who gets access to your data;
  • how long we keep your data;
  • how you can consult and update the data we collect about you;
  • how we secure your data;
  • whom you can contact if you have any questions or comments.

Which information do we collect?

This Privacy Statement applies to any data that we receive from you and collect and process about you within the framework of your application and the subsequent recruitment process or for inclusion on our reserve list.

Such data include: identification and contact data, personal characteristics (such as gender and date of birth), education and work experience (including grade points, certificates, degrees, references), job preferences, strengths, fields of interest, hobbies, videos, sound fragments, financial data (e.g. present and desired salary), any information from your résumé, any visible information from your LinkedIn profile and other social media or public websites, and any other information which you communicate to us orally or in writing within the framework of your application.

How do we use your data?

Your data shall be used within the framework of the application and recruitment process, including for the following purposes:

  1. assessing your skills, qualifications and interests within the framework of our career opportunities;
  2. controlling your data, checking references and/or performing background checks (where applicable);
  3. communication regarding the recruitment process and your application;
  4. making improvements to EDF Luminus’ application and recruitment process.

Processing for purposes 1, 2 and 3 above is necessary for the possible development of an agreement between you and EDF Luminus, and processing for purpose 4 relies on EDF Luminus’ legitimate interest to improve its processes, based on the course of the application and recruitment process with you.

Who does get access to your data?

Your data can be shared within EDF Luminus.

Within these entities the following employees have access to your data:

  • HR employees;
  • managers.

In certain cases technical employees can get access to your data, though only as may be necessary to ensure the smooth operation of our technical systems.

Your data can also be shared with EDF Luminus’ subsidiaries (https://edfluminus.edf.com/nl/edf-luminus/wie-we-zijn/onze-partnerships). If such is the case this processing shall be performed according to this Privacy Statement and the purposes described above (in which case all references to EDF Luminus shall be read as references to this entity).

EDF Luminus can use external service providers or third parties for certain of the purposes described above (e.g. recruitment websites, consultants or performing of background checks). In this case access to your data shall be limited to the purposes described in this Privacy Statement, with due regard for the requirements of the applicable privacy legislation.

How long do we keep your data?

The data of unsuccessful applicants shall be kept for a period of maximum 30 days following the decision not to hire the applicant.

If you consent to it, we shall store your data in our reserve list for the purpose of future career opportunities. In this case your data shall be kept for a period of maximum 24 months following the end of the application and recruitment process.

In the event of a recruitment, your data shall be stored in your personnel file.

Consultation and rectification of your data

You have the right to consult, rectify or erase your data as well as the right to transfer the personal data that you have disclosed to us.

You shall remain liable for the data that you have disclosed to us and for the consequences thereof. It is not permitted to disclose data violating the obligations concerning privacy, confidentiality, intellectual property or business secrecy of third parties, unless the data subjects or the entitled parties have given their explicit consent hereto (in favour of EDF Luminus, for the purposes mentioned above). When communicating references you also guarantee that you have informed the data subjects of the processing of their personal data as described herein.

Security of your data

We protect our information systems against unauthorised access. Moreover, we have implemented appropriate technical, physical and organisational measures to protect your data against unauthorised or accidental erasure, alteration or disclosure as well as against abuse, damage and theft.

Contact

If you have any questions, comments or complaints in relation to the processing of your personal data, please contact dpo@edfluminus.be.

In addition, you have always (i) the right to oppose the processing of your personal data, (ii) the right to withdraw your consent to the processing of your personal data (where relevant) and (iii) the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority (www.privacycommission.be).

 Changes to this Privacy Statement

Changes to this Privacy Statement are made on a regular basis. The latest version can always be found on this page. The date of the latest modification is mentioned in the header of the document. Please check regularly whether a new version has been published, as such changes shall apply to your data on the publication date.

Personal data in the sense of the General Data Protection Regulation 2016/679 ("GDPR") will be processed by EDF Luminus in accordance with this regulation.

We will keep your application data for 30 days. If you wish to keep you in the talent pool, your application data will be kept up to 24 months, so that we can also contact you for other jobs for which you may qualify, please tick the box.

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Déclaration en matière de protection de la vie privée à l’usage des candidats (12/06/2018)

En déposant votre candidature ou votre CV, vous déclarez avoir lu la Politique en matière de protection de la vie privée à l’usage des candidats. Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos données comme précisé ci-dessous, veuillez ne pas déposer de candidature ni de CV.

La présente Déclaration en matière de protection de la vie privée à l’usage des candidats précise :

  • le type d’informations que nous collectons pendant le processus de candidature et de recrutement;
  • la façon dont nous utilisons ces données;
  • les moyens techniques que nous employons pour traiter vos données;
  • les personnes ayant accès à vos données;
  • la durée de conservation de vos données;
  • la façon dont vous pouvez consulter et adapter les données que nous collectons vous concernant;
  • la façon dont nous protégeons vos données;
  • les adresses auxquelles vous pouvez adresser vos éventuelles questions et remarques. 

Quelles sont les données que nous collectons ?

La présente Déclaration en matière de protection de la vie privée concerne l’ensemble des données que vous nous transmettez ou que nous collectons et traitons à votre égard dans le cadre de votre candidature et du processus de recrutement ultérieur ou lors de votre intégration dans notre réserve de recrutement.

Ces données comprennent : des données d’identification et de contact, des caractéristiques personnelles (comme le sexe et la date de naissance), la formation et l’expérience professionnelle (y compris les points, certificats, diplômes, références), les préférences en matière d’emploi, les atouts, les domaines d’intérêt, les loisirs, des vidéos, des fragments sonores, des données financières (p.ex. le salaire actuel et le salaire souhaité), toutes les informations de votre CV, toutes les données visibles de votre profil LinkedIn et d’autres médias sociaux ou sites internet publics, ainsi que l’ensemble des autres données que vous nous communiquez oralement ou par écrit dans le cadre de votre candidature.

Comment utilisons-nous vos données ?

Vos données seront utilisées dans le cadre du processus de candidature et de recrutement, notamment pour :

  1. l’évaluation de vos compétences, qualifications et intérêts dans le cadre nos possibilités de carrière;
  2. le contrôle de vos données, la vérification de références et/ou de vos antécédents (le cas échéant);
  3. la communication relative au processus de recrutement et à votre candidature;
  4. l’amélioration du processus de candidature et de recrutement d’EDF Luminus.

Les traitements pour les finalités 1, 2 et 3 ci-dessus sont nécessaires à l’éventuelle élaboration d’un contrat entre vous-même et EDF Luminus, et le traitement pour la finalité 4 se base sur l’intérêt légitime d’EDF Luminus d’améliorer ses processus, sur la base du déroulement du processus de candidature et de recrutement vous concernant.

Qui a accès à vos données ?

Vos données peuvent être partagées au sein d’EDF Luminus.

Dans ces entités, les employés suivants ont accès à vos données :

  • les employés des RH;
  • les managers.

Dans certains cas, des employés techniques peuvent avoir accès à vos données mais uniquement si c’est nécessaire au bon fonctionnement de nos systèmes techniques.

Vos données peuvent également être partagées avec des filiales d’EDF Luminus (https://edfluminus.edf.com/edf-luminus/qui-sommes-nous/nos-filiales). Dans ce cas, le traitement se fera conformément à la présente Déclaration en matière de protection de la vie privée et pour les finalités décrites ci-dessus (auquel cas toutes les références à EDF Luminus doivent être considérées comme des références à l’entité concernée).

EDF Luminus fera éventuellement appel à des tiers ou des fournisseurs de services externes pour certaines des finalités décrites ci-dessus (p.ex. sites de recrutement, consultants ou vérification des antécédents). L’accès à vos données se limitera dans ce cas aux finalités décrites dans la présente Déclaration en matière de protection de la vie privée et se fera dans le respect des conditions de la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée.

 Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données des candidats non retenus sont conservées pour une durée maximale de 30 jours après la décision de ne pas engager le candidat.

 

Si vous y consentez, nous intégrerons vos données dans notre réserve de recrutement en vue de possibilités de carrière ultérieures. Dans ce cas, vos données seront conservées pendant une durée maximale de 24 mois après la fin du processus de candidature et de recrutement.

 En cas d’éventuelle entrée en fonction, vos données seront transférées dans votre dossier personnel.

Consultation et correction de vos données

Vous avez le droit de consulter, corriger ou faire effacer vos données, ainsi que le droit de transférer les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées.

Vous restez responsable des données que vous nous communiquez et des conséquences qui en découlent. Il est interdit de communiquer des données qui portent atteinte aux obligations en matière de protection de la vie privée, de confidentialité, de propriété intellectuelle ou de secrets industriels de tiers, sauf si vous y avez été explicitement autorisé(e) par les personnes concernées ou leurs ayants droit (en faveur d’EDF Luminus, pour les finalités mentionnées ci-dessus). En transférant des références, vous garantissez également que vous avez informé les personnes concernées du traitement de leurs données à caractère personnel telles que décrites dans la présente.

Protection de vos données

Nous protégeons nos systèmes informatiques contre les accès non autorisés. En outre, nous avons mis en œuvre des mesures techniques, physiques et organisationnelles afin de protéger vos données contre l’effacement, la modification ou la divulgation non autorisés ainsi que contre l’abus, l’endommagement et le vol.

Contact

Pour les questions, remarques ou réclamations éventuelles concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez prendre contact avec dpo@edfluminus.be.

Par ailleurs, vous avez toujours (i) le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, (ii) le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (le cas échéant) et (iii) le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données (www.privacycommission.be). 

Modifications de la présente Déclaration en matière de protection de la vie privée

Des modifications sont régulièrement apportées à la présente Déclaration en matière de protection de la vie privée. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page. La date de la dernière modification du texte est indiquée dans l’en-tête du document. Veuillez vérifier régulièrement si une nouvelle version a été publiée, étant donné que ces modifications s’appliqueront à vos données à la date de publication.

Les données personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 ("RGPD" ou "GDPR") seront traitées par EDF Luminus conformément à ce règlement.

Nous garderons les informations de votre candidature pendant 30 jours. Si vous souhaitez que nous conservions vos données jusqu'à 24 mois (talent pool), afin que nous puissions également vous contacter pour d'autres emplois vacants pour lesquels votre profil pourrait convenir, veuillez cocher la case.

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Privacyverklaring kandidaten (12/06/2018)

Door je kandidatuur of CV in te dienen verklaar jij onderstaande Privacyverklaring voor kandidaten te hebben gelezen. Indien je niet wil dat wij jouw gegevens gebruiken zoals hieronder uiteengezet, gelieve geen CV of kandidatuur in te dienen.

Deze Privacyverklaring voor kandidaten zet uiteen:

  • welke informatie we verzamelen in de loop van het sollicitatie- en rekruteringsproces;
  • hoe we deze gegevens gebruiken;
  • welke technische middelen we gebruiken om je gegevens te verwerken;
  • wie toegang heeft tot je gegevens;
  • gedurende welke termijn we je gegevens bewaren;
  • hoe je de gegevens die we over jou verzamelen kan raadplegen en bijwerken;
  • hoe we je gegevens beveiligen;
  • waar je terecht kan voor vragen en opmerkingen.

Welke gegevens verzamelen we?

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle gegevens die wij van jou ontvangen en over jou verzamelen en verwerken in het kader van jouw kandidatuur en het verdere rekruteringsproces of voor opname in onze wervingsreserve.

Deze gegevens omvatten: identificatie- en contactgegevens, persoonlijke kenmerken (zoals geslacht en geboortedatum), opleiding en werkervaring (incl. punten, certificaten, diploma’s, referenties), jobvoorkeuren, troeven, interessedomeinen, hobbies, video’s, audiofragmenten, financiële gegevens (bv. huidige en gewenste salaris), alle gegevens uit jouw CV, alle zichtbare gegevens uit jouw LinkedIn-profiel en andere sociale media of publieke websites, en alle overige gegevens die je ons schriftelijk of mondeling meedeelt in het kader van je kandidatuur.

Hoe gebruiken we jouw gegevens?

Je gegevens zullen gebruikt worden in het kader van het sollicitatie- en rekruteringsproces, onder meer voor:

  1. het beoordelen van je vaardigheden, kwalificaties en interesses binnen het kader van onze carrièremogelijkheden;
  2. controleren van je gegevens, nagaan van referenties en/of uitvoeren van achtergrondchecks (waar toepasselijk);
  3. communicatie betreffende het rekruteringsproces en je kandidatuur;
  4. aanbrengen van verbeteringen in het sollicitatie- en rekruteringsproces van EDF Luminus.

De verwerkingen voor de doeleinden 1, 2 en 3 hierboven zijn noodzakelijk voor de mogelijke totstandkoming van een overeenkomst tussen jou en EDF Luminus, en de verwerking voor doeleinde 4 is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van EDF Luminus om haar processen te verbeteren, op basis van het verloop van het sollicitatie- en rekruteringsproces met jou.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Je gegevens kunnen worden gedeeld binnen EDF Luminus.

Binnen deze entiteiten hebben de volgende personeelsleden toegang tot jouw gegevens:

  • HR-personeelsleden;
  • managers.

In bepaalde gevallen kunnen technische personeelsleden toegang krijgen tot je gegevens, maar enkel voor zover dit noodzakelijk is om de goede werking van onze technische systemen te verzekeren.

Je gegevens kunnen ook worden gedeeld met dochtervennootschappen van EDF Luminus (https://edfluminus.edf.com/nl/edf-luminus/wie-we-zijn/onze-partnerships). In dit geval zal deze verwerking conform deze Privacyverklaring en voor de hierboven beschreven doeleinden plaatsvinden (in welk geval alle verwijzigingen naar EDF Luminus dienen gelezen te worden als verwijzingen naar deze entiteit).

EDF Luminus zal mogelijk beroep doen op externe dienstverleners of derden voor bepaalde van de hoger omschreven doeleinden (bv. recruteringswebsites, consultants of het uitvoeren van achtergrondchecks). Toegang tot jouw gegevens zal zich in dat geval beperken tot de doeleinden die beschreven zijn in deze Privacyverklaring, en met inachtneming van de vereisten van de toepasselijke privacywetgeving.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

Gegevens van niet-succesvolle kandidaturen worden bewaard voor een maximale duur van 30 dagen na de beslissing om de kandidaat niet aan te werven.

Indien je daarin toestemt, zullen wij je gegevens opnemen in onze wervingsbank met het oog op toekomstige carrièremogelijkheden. Je gegevens zullen in dat geval bewaard worden voor een maximale duur van 24 maanden na het einde van het sollicitatie- en rekruteringsproces 

In geval van eventuele indiensttreding zullen jouw gegevens opgenomen worden in je personeelsdossier.

Je gegevens bekijken en verbeteren

Je hebt het recht om je gegevens te bekijken, te verbeteren of te laten wissen alsook het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt.

Je blijft zelf verantwoordelijk voor de gegevens die je ons verstrekt en voor de gevolgen daarvan. Het is niet toegestaan gegevens te verstrekken die inbreuk maken op verplichtingen met betrekking tot privacy, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom of bedrijfsgeheimen van anderen, tenzij je daarvoor de expliciete toestemming van de betrokkenen of rechthebbenden (in het voordeel van EDF Luminus, voor de hierboven vermelde doeleinden) verkregen hebt. Door referenties door te geven garandeer je tevens dat je de betrokkenen van de verwerking van hun persoonsgegevens zoals hierin beschreven, hebt ingelicht.

Beveiliging van je gegevens

Wij beveiligen onze informaticasystemen tegen ongeoorloofde toegang. Daarnaast hebben we passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om je gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onopzettelijke wissing, wijziging of openbaarmaking en tegen misbruik, schade en diefstal.

Contact

Voor vragen, opmerkingen of eventuele klachten betreffende de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je contact opnemen met dpo@edfluminus.be.

Daarnaast heb je steeds (i) het recht om je tegen de verwerking van je persoonsgegevens te verzetten, (ii) het recht om je toestemming tot de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken (waar relevant) en (iii) het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit  (www.privacycommission.be).

Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Aan deze Privacyverklaring worden op regelmatige basis wijzigingen aangebracht. De meest recente versie is steeds terug te vinden op deze pagina. De datum waarop deze tekst voor het laatst gewijzigd is, vind je terug in de hoofding van het document. Gelieve op regelmatige basis te raadplegen of er een nieuwe versie gepubliceerd is, aangezien deze wijzigingen op de datum van publicatie op jouw gegevens van toepassing zullen zijn.

Persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordering Gegevensbescherming 2016/679 (“AVG” of “GDPR”) zullen door EDF Luminus in overeenstemming met deze verordering verwerkt worden.   

Wij houden je sollicitatiegegevens gedurende 30 dagen bij. Indien je wenst dat we je gegevens tot 24 maanden bijhouden (talent pool), zodat we je ook kunnen contacteren voor andere jobs waarvoor je desgevallend in aanmerking komt, gelieve dan het vakje vanboven aan te vinken.